Prezar pela ordem do escritório é essencial. Afinal, essa organização ajuda a trabalhar melhor, além de oferecer maior conforto, colaborar para concentração, diminuir o estresse e o tempo gasto para procurar documentos, e passar maior credibilidade para os clientes.
Siga nossas dicas para montar o escritório da sua retífica e tornar o ambiente de trabalho ainda melhor.
- Opte por uma decoração funcional
Elas facilitam o seu trabalho, deixam o escritório mais agradável e confortável para trabalhar e receber os clientes.
Algumas medidas que podem tornar o espaço belo e funcional são:
- aplicar cores claras nas paredes, como branco, bege ou creme, criando a sensação de amplitude e transmitindo tranquilidade;
- investir em móveis e acessórios organizadores, como prateleiras, mesa de escritório com gavetas, caixas e porta-trecos, entre outros;
- decorar com objetos temáticos, como miniaturas ou quadros de carros e painéis magnéticos com algumas ferramentas expostas.
- Mantenha o local limpo e organizado
Realize a limpeza dos móveis e do chão toda semana, invista em uma boa iluminação, organize os fios e os objetos na mesa e bancadas, deixando sobre elas somente o essencial, separe também um espaço para acomodar cada coisa.
- Utilize armários e pastas para guardar documentos
Além de serem utilizados para guardar as ferramentas no espaço de trabalho, os armários ou as caixas organizadoras também são ideais para organizar os documentos relacionados à retífica e aos dados dos clientes.
Procure separá-los por pastas e nomeá-los com etiquetas para conseguir encontrá-los mais facilmente, quando necessário. Alguns arquivos precisam ser guardados permanentemente, porém outros podem ser descartados após certo tempo.
- Use um sistema de gestão
Usando um sistema digital para gerir a retífica, você consegue manter melhor a organização e determinar prazos para a entrega dos serviços, ter um cálculo da sua receita mensal e até medir quantas horas livres cada funcionário dispõe.
Para facilitar a gestão, você também pode digitalizar os documentos, tanto para manter a ordem, quanto para ter mais segurança. Caso não seja necessário ter uma cópia em papel ou falte espaço para guardá-los, é possível descartá-los – tomando os devidos cuidados caso tenha impresso seus dados pessoais, da empresa ou dos clientes.
- Divida o espaço
Uma área para acomodar sua mesa de trabalho, com computador, agenda, papéis e outros materiais de escritório; e outra área para os clientes se acomodarem melhor ou para guardar outros materiais, como as ferramentas da retífica, caso seja necessário manuseá-las.
Assim você consegue manter a ordem do espaço e não corre riscos de danificar os equipamentos.
- Faça o descarte de peças e materiais que não são mais usados
Para evitar acúmulo de materiais no escritório, adote a “regra do um ano”: se você não usou algo por 12 meses, é provável que não precise mais daquilo. Então pode descartar sem peso na consciência. O que ficar, identifique com as etiquetas e guarde no local adequado.
Você também pode separar nas caixas organizadoras os itens usados com frequência (pelo menos uma vez por semana); usados com baixa frequência (uma ou duas vezes por mês); e os usados raramente (mais de um mês sem uso).
Assim, é possível entender quais itens são realmente necessários e quais podem ser descartados, principalmente papéis e os objetos de papelaria.
Essa dica também vale para as ferramentas da retífica, uma vez que elas podem causar bagunça, devido aos rejeitos ou peças com defeito que não serão mais usadas. Guarde-as somente em alguns casos, como quando esses componentes são necessários mas difíceis de encontrar.
Com essas dicas o seu escritório ficará muito mais organizado e receptivo para seu trabalho diário e para receber seus clientes.
Depois de organizar o escritório, é hora de colocar ordem na retífica. Saiba como organizar a retífica com 5 dicas práticas.