Manter a organização da sua retífica é essencial para facilitar o trabalho e garantir a qualidade e a produtividade.
Uma forma de colocar essa ordem em prática é com a Metodologia 5S, uma técnica surgida no Japão após a Segunda Guerra Mundial, voltada para gestão e organização das empresas, de modo a utilizar os recursos necessários, preservar os colaboradores, manter a limpeza, a segurança e o bom nível de produtividade.
Ela é baseada em cinco sensos que seguem uma ordem. Confira:
Seiri – Senso de utilização
É o primeiro passo da metodologia. Nela, a empresa organiza seus recursos, e os equipamentos e ferramentas usados ou necessários em cada espaço são listados.
Pense também na frequência de uso desses itens: se são frequentemente utilizados, pouco utilizados ou nunca utilizados. Assim, é possível reduzir ao máximo o que é utilizado.
Assim, a organização fica melhor, há mais espaço e há uma gestão mais inteligente dos recursos.
Seiton – Senso de organização
Após a separação, as ferramentas devem ser organizadas e identificadas: as mais utilizadas devem ser guardadas em locais de fácil acesso (como carrinhos e caixas próximo ao espaço de trabalho), os pouco utilizados em caixas ou armários, e os nunca utilizados, separados e destinados a doação, venda ou descarte.
O escritório e demais áreas também devem estar em ordem: papéis organizados em pastas e armários, com identificação, os móveis limpos e ajeitados, e sobre as mesas, apenas objetos usados frequentemente.
Assim, os colaboradores poderão saber com mais facilidade as ferramentas que estão disponíveis, que necessitam de reparos ou troca ao procurá-las no lugar que elas são guardadas, facilitando o trabalho.
Seiso – Senso de limpeza
A próxima etapa é a limpeza e a pintura da retífica.
Procure escolher cores claras e utilizar telhas translúcidas, que colaboram com a iluminação do ambiente, com a diminuição dos gastos de energia elétrica, até mesmo com a saúde e bem estar dos colaboradores.
Busque manter o local limpo e organizado e, se possível, adote o uso do uniforme. Esses pontos costumam ser bem vistos pelo cliente, uma vez que o cuidado tanto com o ambiente, quanto com o funcionário passam maior segurança na hora de solicitar os serviços.
Seiketsu – Senso de normalização
Não adianta nada organizar todas as etapas anteriores e não manter a constância.
Crie o hábito de manter a organização e a limpeza dentro da retífica, incentivando os funcionários a fazerem o mesmo.
Você pode implementar uma planilha de controle para cada área, no qual cada um fica a cargo da avaliação diária dos procedimentos que devem ser realizados: higienização do piso, organização e limpeza das ferramentas, verificar iluminação e condições gerais da retífica, entre outros.
Ao final do mês, o gestor pode realizar o levantamento de todos os itens que necessitam de melhorias e, em colaboração com a equipe, as correções são feitas pouco a pouco.
Por exemplo: se o ambiente está constantemente sujo, talvez seja necessário fazer novos treinamentos de como limpá-lo de maneira correta. Ou, se houver muitas trocas de lâmpadas ou ferramentas, pode estar havendo algum problema com a rede elétrica ou com o manuseio desses equipamentos.
Assim, é despertado a noção de melhoria, colaboração e responsabilidade sobre a manutenção da qualidade para todos dentro da oficina.
Shitsuke – Senso de disciplina
Por fim, realize treinamentos para orientar os funcionários sobre os procedimentos a serem adotados para organização da retífica, abordando os processos que serão adotados, quais são as etapas da metodologia do 5S e sua importância.
Incentive-os a manter o hábito e ofereça suporte em caso de dificuldade, para que essas novas práticas possam ter continuidade.
A aplicação do 5S traz diversas vantagens. Além da organização e da segurança, ela torna o ambiente mais convidativo e melhor para se trabalhar, colabora para o aumento da produtividade, facilidade nas operações e engajamento dos colaboradores.
Comece a aplicar a Metodologia 5S e veja as melhorias nos seus serviços.
Utilize também as ferramentas do Grupo Remafe, principalmente nas etapas de Seiri e Seiton, e continue nos acompanhando para mais dicas!